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Organisatorische Regeln, Prozesse und Systeme zur systematischen Erfassung, Aufbewahrung und Löschung von Unterlagen über ihren Lebenszyklus.
Records Management umfasst Richtlinien, Prozesse und Systeme zur Erfassung, Klassifikation, Aufbewahrung und Löschung von Unterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus. Es sichert rechtliche Nachvollziehbarkeit, betriebliche Kontinuität und informationsbasierte Entscheidungen. Gutes Records Management reduziert Risiken, erleichtert Compliance und unterstützt effiziente Archivierung und Zugriffskontrolle.
Anteil der Akten, die den Aufbewahrungs- und Klassifizierungsregeln entsprechen.
Zeitspanne vom Suchauftrag bis zur Bereitstellung relevanter Dokumente.
Anzahl festgestellter Mängel in records management Audits.
Zentral geführte Akten mit abgestimmten Aufbewahrungsfristen und offenem Zugriff für autorisierte Stellen.
Buchungsbelege und Jahresabschlüsse mit revisionssicheren Ablage- und Löschregeln.
Strukturierte Personalakten mit differenzierten Aufbewahrungsfristen und Zugriffsprotokollen.
Ist-Analyse der Dokumentenbestände und Systeme durchführen.
Retention- und Klassifizierungsregeln definieren.
Technische Plattform auswählen und Quellsysteme anbinden.
Rollout planen, Nutzer schulen und Governance etablieren.