GAP Analyse
Strukturierte Methode zur Identifikation und Priorisierung von Abweichungen zwischen Ist- und Sollzustand.
Klassifikation
- KomplexitätMittel
- AuswirkungOrganisatorisch
- EntscheidungstypOrganisation
- OrganisationsreifeFortgeschritten
Technischer Kontext
Prinzipien & Ziele
Use Cases & Szenarien
Kompromisse
- Falsche Priorisierung aufgrund unvollständiger Informationen
- Stakeholderkonflikte verzögern Umsetzung
- Maßnahmen bleiben ohne klare Maßnahmenverantwortung wirkungslos
- Nutze sowohl quantitative als auch qualitative Daten
- Arbeite iterativ: kleine Experimente statt großer Big‑Bangs
- Dokumentiere Annahmen und Bewertungsregeln transparent
I/O & Ressourcen
- Dokumentation Ist‑Prozesse und Systeme
- Anforderungen oder Zielkatalog (Soll‑Zustand)
- Stakeholder‑Interviews und Leistungskennzahlen
- Priorisierte Gap‑Liste
- Maßnahmenplan mit Zeitplanschätzungen
- Risikoabschätzung und Verantwortungszuweisung
Beschreibung
Die GAP‑Analyse ist eine strukturierte Methode zur Identifikation von Abweichungen zwischen Ist‑ und Soll‑Zustand in Produkten, Prozessen oder Organisationen. Sie liefert priorisierte Handlungsfelder und konkrete Maßnahmenempfehlungen. Typischerweise wird sie in strategischen Workshops mit Stakeholdern und messbaren Kriterien durchgeführt. Das Vorgehen umfasst Bewertungskriterien, Gap‑Kategorisierung und Umsetzungsschritte zur Schließung identifizierter Lücken.
✔Vorteile
- Klare Priorisierung von Handlungsfeldern
- Verbesserte Ressourcenallokation
- Transparente Entscheidungsgrundlage für Maßnahmen
✖Limitationen
- Ergebnis hängt von Datenqualität und Beteiligung ab
- Kann zu oberflächlichen Lösungen führen, wenn Ursachen nicht analysiert werden
- Erfordert moderations‑ und methodische Fähigkeiten
Trade-offs
Metriken
- Anzahl identifizierter Gaps
Zählt alle während der Analyse erfassten Lücken und Kategorien.
- Umsetzungsrate
Prozentualer Anteil der geplanten Maßnahmen, die umgesetzt wurden.
- Time‑to‑close
Durchschnittliche Zeit bis zur Schließung eines identifizierten Gaps.
Beispiele & Implementierungen
Produktstrategie‑Workshops eines SaaS‑Anbieters
Mehrere Workshops führten zu priorisierten Feature‑Gaps und einer überarbeiteten Roadmap.
ISO‑Vorbereitung in einer Behörde
Gap‑Analyse enthüllte fehlende Kontrollen; kurzfristige Maßnahmen ermöglichten die Audit‑Freigabe.
Support‑Prozessoptimierung bei einem Telco
Identifizierte Informationslücken reduzierten Eskalationen und Durchlaufzeiten signifikant.
Implementierungsschritte
Vorbereitung: Ziele, Umfang, Stakeholder festlegen
Daten- und Informationssammlung
Workshop: Ist‑ und Soll‑Zustand dokumentieren
Lücken identifizieren, klassifizieren und priorisieren
Maßnahmen planen, Verantwortungen zuweisen und Metriken definieren
⚠️ Technische Schulden & Engpässe
Tech Debt
- Unvollständige Datensammlung erschwert Wiederholbarkeit
- Fehlende Integrationspunkte erschweren Maßnahmenverfolgung
- Keine Metriken definiert → Keine Erfolgsmessung
Bekannte Engpässe
Beispiele für Missbrauch
- GAP‑Analyse als bürokratische Pflichtübung ohne Umsetzungsbudget
- Nur auf oberflächliche Symptome fokussiert, Ursachen unbeachtet
- Ergebnisse in langen Reports vergraben statt als Aktionsplan einsetzen
Typische Fallen
- Zu breite Scope ohne klare Prioritäten
- Nicht repräsentative Stakeholder befragen
- Mangel an messbaren Kriterien führt zu Meinungsstreit
Erforderliche Fähigkeiten
Drivers (Architectural Drivers)
Constraints
- • Begrenzte Zeit für Workshops
- • Begrenztes Budget für Untersuchungen
- • Zugriffsbeschränkungen auf relevante Daten